La competitividad de una empresa, la capacidad de liderar un sector, proyectar nuevos retos y colocarse como referente de eficacia en sus trabajos también se encuentran en los detalles y sobre todo en la organización administrativa.
Con el archivado electrónico de documentos, los trabajadores se vuelven mucho más productivos, pues ahorran tiempo y dinero en sus acciones diarias y ofrecen un mejor servicio a los clientes. Para lograr un archivado de documentos electrónicos realmente eficaz se necesita el software que vas a encontrar en la dirección web https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/archivado-electronico-y-digital.html, que es ya un elemento indispensable para la preservación de documentos y datos de importancia para la empresa.
Al asegurar su conservación digitalmente también se facilita su acceso y manipulación, con lo que según los estudios se aumenta la productividad y la eficacia de los empleados en un 72 %.
No solo eso el ahorro que se produce al pasar la documentación física al medio virtual se traduce en mayor espacio para los empleados, pues se dejan de utilizar los muebles cargados de papeles cogiendo polvo y ácaros, que pueden perjudicar su salud, con lo que mejora sus condiciones laborales, y esto también los hace ser más productivos.
Así mismo, el ahorro en papel es considerable, lo que a su vez repercute positivamente en el medio ambiente. La disminución de papel incluye un ahorro en el uso de las impresoras y por lo tanto de su tinta, uno de los materiales más caros, igualmente se ahorra gran cantidad de dinero al eliminar el envío de los documentos físicamente a los distintos proveedores y clientes, ahorrando en mensajería, correos, gasoil…
Algunos estudios profundizan en el ahorro llegando a calcular que se si las empresas utilizasen software como el reseñado para el archivado electrónico de documentos, se alcanzarían los 146 dólares por cada documento mal clasificado, sin mencionar el cálculo de las pérdidas que suponen que un documento no aparezca, que vendrá determinado por su importancia en relación al tratado comercial para el que sea útil.
Otro ahorro que garantiza la sostenibilidad de las empresas que utilizan estos programas de archivado y gestión documental es el que se deriva de la externalización de los archivos, del pago a las empresas que cobran por las consultas de los documentos, ya sea en los casos en los que se tiene que recuperar un documento y enviarlo telemáticamente con el uso del fax, o bien al escanearlo y enviarlo por correo electrónico o en los casos en los que se necesite obligatoriamente el archivo original. Con los archivos almacenados electrónicamente estas consultas ya no tendrán lugar, solo un pequeño pago por el mantenimiento.
Doxis4, la especialización en el archivado de documentos
Una vez que somos conscientes de las muchas ventajas que nos aporta el tener un depósito activo y vivo de documentos en formato digital es hora de saber cuál es el mejor programa, el software más capacitado que optimice el rendimiento de este almacenamiento para agilizar los procesos de trabajo de las empresas.
Doxis4 es el programa informático que acumula toda la experiencia y la eficacia de los programas de gestión documental, ofreciendo todo lo que se necesita en un paquete único y multifuncional, en el que se desarrollan soluciones integrales para los procesos documentales.
Con el programa Doxis4 no solo se garantiza la conservación de los archivos a corto, medio y largo plazo, sino que se mantienen como “documentos vivos” ante la posibilidad de ser editados, guardándolos en este caso como archivos temporales.
Pero aunque la posibilidad de asegurar los documentos físicos digitalizándolos, más la entrada de formatos digitales de todo tipo (documentos, mails, imágenes, objetos multimedia…) sea una gran ventaja, no es la única para que las empresas comiencen a tomar la decisión de utilizar este programa. No son los únicos valores, además tendrá ventajas al usar la muy avanzada concepción de los derechos de acceso para cada usuario, lo que lo convierte en altamente seguro en el manejo de la información.
El uso de Doxis4 no solo es un sistema eficaz para el almacenamiento de los documentos electrónicos, también representa una fuente fácil, un intuitivo funcionamiento y una herramienta eficaz para la optimización de la gestión documental, pues permite funcionar e intercambiar información con distintos sistemas de almacenamientos que sean utilizados por otros fabricantes, distribuidores, Pymes, etcétera, incluyendo el gran almacén virtual de la nube.
