Cuando la reunión que se llevará a cabo es importante, tener un espacio adecuado para la misma es fundamental. No solo por temas de espacio, sino por transmitir una imagen profesional y para facilitar la comunicación efectiva.
Hay muchos consejos que son habituales en casos en los que se requiera de elegir una sala o despacho para reuniones y otro tipo de eventos. Así, se podría ir desde el alquiler por un día o por una semana, hasta pasar a la alternativa del alquiler de salas por horas que hoy es muy solicitada también.
Recomendaciones para la elección perfecta
Cuando las empresas requieren de procesos de captación de talento, sesiones de coaching, conferencias, presentaciones de productos o de negocios, formación o realización de reuniones de negocios de primer nivel, tener un lugar que transmita la imagen y permita tener la comodidad para expresar adecuadamente las ideas es preponderante. Por eso, elegir un espacio no siempre es fácil y no solamente hay que atender al tema del presupuesto, sino que habrá mucho más que tener en cuenta para no fallar en la decisión:
Tipo de reunión y objetivo
Las reuniones pueden ser de distintos tipos, y aunque para todas se podrá apostar por el alquiler de salas por horas, el enfoque variará:
- Reuniones formales: se debe optar por despachos elegantes y bien equipados, con mobiliario de alta calidad y una decoración sobria.
- Reuniones creativas: en este caso, conviene buscar espacios más abiertos y flexibles, que fomenten la colaboración y la generación de ideas.
- Reuniones con clientes: cuando hay que tratar con clientes, con personas fuera de la compañía, hay que elegir un entorno que refleje la imagen de la empresa y que haga sentir cómodos a los invitados.
- Reuniones internas: en este último caso, se debe priorizar la funcionalidad y la comodidad para los empleados.
Tamaño y capacidad
En este caso hay que atender a dos variables distintas:
- Aforo: porque siempre hay que asegurarse de que el despacho tenga la capacidad suficiente para que todos los asistentes tengan comodidad y espacio para desarrollar la labor del día.
- Distribución: el mobiliario, la variedad y funcionalidad del mismo, serán importantes para poder elegir la sala de acuerdo al tipo de reunión.
Equipamiento
- Tecnología: hoy la tecnología se usa para todo. Y en un despacho para reuniones o eventos, que tenga equipo audiovisual y conexión a internet de alta velocidad es lo mínimo viable para poder realizar presentaciones y videoconferencias.
- Mobiliario: se deben tener sillas cómodas, mesas espaciosas y a la vez, espacio suficiente para que todos puedan desarrollar demostraciones y las actividades que deban.
- Otros elementos de importancia: espacio y equipo para coffee break, pizarras blancas para anotaciones, entre otros elementos que sumen y que se sepa que serán utilizados.
Ubicación y accesibilidad
Un último punto importante tiene que ver con la facilidad para llegar al despacho para reuniones. Debe ser céntrico para todos. Además, debe contar con la posibilidad de estacionamiento seguro, algo muy importante para las reuniones con socios o clientes importantes.
Ventajas del alquiler por días y horas
El alquiler por días o por horas de salas para reuniones y eventos se ha convertido en una tendencia en auge y hay muchas razones que explican que pudiera ser la opción ideal para todo tipo de eventos empresariales:
- Flexibilidad: porque se reserva el despacho solo cuando existe la necesidad, sin compromisos a mediano y largo plazo.
