Son muchos los errores en los que comúnmente se cae al encargarse de la contabilidad en una Pyme. Sin embargo, éstos pueden llegar a afectar gravemente, por lo que aquí te contaremos acerca de los más habituales, con el objetivo de que puedas evitarlos y así no caer en sorpresas desagradables.
El ámbito contable es uno de los más importantes en la vida de una Pyme, razón por la cual es importante hacerlo bien. Sin embargo, existen una serie de errores muy comunes que, si no se atienden a tiempo, pueden llegar a resultar altamente perjudiciales para tu empresa. Por eso, aquí reunimos cinco errores muy frecuentes para que estés al tanto y sepas cómo corregirlos.
Errores de contabilidad en una Pyme
Ocuparse de la contabilidad de una empresa es un asunto muy delicado, razón por la cual es imprescindible estar atento y se debe advertir siempre cuando hay algún tipo de error. Por supuesto, puede suceder que, de repente, los números dejen de cuadrar o haya algún dato que pueda faltar y será necesaria ayuda externa para poder comprender qué es lo que está pasando. Se trata de situaciones poco agradables porque resultan estresantes y, sobre todo, pueden llegar a perjudicar de manera grave el devenir de la empresa.
- No actualizar los libros contables
Se trata de un error que cometen buena parte de las empresas, y que puede resultar muy contraproducente llegado un momento determinado. Es importante saber que tener constantemente actualizados los libros de contabilidad es elemental para poder llevar un seguimiento cuidadoso de las actividades de la empresa, y que esto debería incorporarse desde un principio. Es cierto que puede volverse un tanto tedioso, porque actualizar los libros contables significa llevar un registro permanente acerca de cosas tan relevantes como los ingresos que recibe la Pyme, tanto como los gastos en los que debe incurrir, en cualquiera de sus áreas. Para esto, un software de contabilidad puede ser de gran ayuda, ya que ayudará para registrar y actualizar todo el tiempo los datos de mayor relevancia, hacer un balance de la empresa, comparaciones en función de los objetivos dispuestos, además de ser una gran herramienta para sincronizar muchas tareas en una sola y de forma automatizada.
Tener estos registros en orden (especialmente dentro de un software profesional) puede salvar de muchos malentendidos, con el fin de asegurar que la economía de la empresa se mantenga estable, así como poder controlar su liquidez, y tener un conocimiento pleno acerca de su desarrollo a lo largo del tiempo. Cuando esta información falta, es mucho más difícil volver a reunir estos datos y se desorganizan el resto de las actividades, pudiendo incluso perder de vista números importantes. Por eso, antes que nada, asegúrate siempre de que haya alguien (ya seas tú mismo o un trabajador en quien puedas delegar) que se ocupe de llevar un registro constante de los libros de contabilidad de tu Pyme
- No delegar en un experto
Éste es un aspecto muy importante, y aunque es comprensible que al principio no todas las empresas puedan pagar un asesor o experto en contabilidad para que se encargue de este aspecto, sí vale la pena remarcar que es algo que debería hacerse cuanto antes. Quien se encargue de la contabilidad de una empresa debe ser una persona que realmente sepa de qué se trata, qué operaciones se deben realizar, cómo sacar las cuentas, etcétera. No se trata de algo tan sencillo sin las herramientas necesarias, y no contar con estos conocimientos podría hacerte caer en errores graves. Asegúrate de que la persona que se ocupe de la contabilidad de tu Pyme sea una persona especializada, esto te salvará de muchos problemas.
- No justificar los gastos
Ésta es otra tarea de la que es fundamental ocuparse para evitar situaciones desagradables en el futuro. Cada vez que se hace una inversión o gasto en nombre de la empresa, deben quedar registrados los datos acerca de dicha inversión, esto es: comprobantes, facturas, y toda la documentación pertinente. De este modo, podrás darte cuenta sobre si hay algún movimiento extraño, además de que tendrás a mano una manera de poder comprobar tus propios movimientos en el caso de que fuera necesario, tanto ante un socio como ante alguna autoridad. Además, con este registro sabrás cuál es el límite de la caja, algo de suma importancia si no quieres perder liquidez de manera sorpresiva e imprevista.
- Permitir el acceso de terceros
Otra de las cuestiones que es imprescindible cuidar mucho es la del acceso que tienen los trabajadores a las cuentas, tanto como a los libros contables. Éstos no deben ser manipulados por demasiadas personas, porque puede llegar a causar desorganización, malentendidos y, en casos graves, hasta podrían desaparecer documentos importantes o información valiosa. Las cuentas deben quedar relegadas únicamente al contable o al trabajador que haya sido designado para la tarea; y a los socios, en el caso de que fuera necesario que tuvieran acceso a ellas. De lo contrario, es preferible bajo todo punto de vista evitar que sean otros trabajadores los que puedan acceder.
- No tener cuentas separadas
Cuando tienes una Pyme, es fundamental que dispongas de una cuenta bancaria exclusivamente para ella. Muchas veces, se cae en el error de compartir cuentas bancarias o utilizar una para todo, sin embargo, esto puede convertirse en un problema por distintas razones. En primer lugar, podrían llegar a aparecer gastos que no sabrías justificar, ya que no serán los gastos declarados en tu Pyme. Aunque se trate de operaciones pequeñas que no creas que puedan llegar a afectar de forma significativa, te recomendamos que las realices de manera separada. Todo lo que tenga que ver con operaciones personales, como viajes, caprichos que decidas darte o compras cotidianas, hazlo con una cuenta bancaria propia; mientras que los gastos respectivos de la Pyme, hazlos desde la cuenta bancaria que hayas abierto sólo para la misma.
Por último, asegúrate de hacer una copia de seguridad de toda esta información registrada, para garantizar que, en el caso de que se pierdan los datos en el ordenador o en el sistema en el que los dispongas, puedas acudir a una segunda copia. Esto te salvará de grandes inconvenientes ya que, como dicen, nunca son demasiadas precauciones. Teniendo estos consejos en cuenta, podrás hacer que tu Pyme vaya viento en popa, y así podrás evitar conflictos muy comunes que suelen generarse a raíz de descuidos como los ya mencionados.
